圣保罗州公共档案馆

圣保罗州公共档案馆（简称APESP）是圣保罗州行政部门的档案机构，也是巴西最大的公共档案馆之一。它保存、整理并提供州政府产生的记录，同时收藏被认为对圣保罗历史和社会具有重要意义的精选司法、市政、公证、机构和私人藏品。其工作结合了记录管理、历史保存、公共访问、数字化、保护、档案教育以及政府文件标准的制定。 该机构的历史根源可追溯到十八世纪初，当时州长多姆·罗德里格斯·塞萨尔·德·梅内塞斯指示政府秘书热瓦西奥·莱特·拉贝洛编制政府文件清单。这一早期文件核心保存在当时的圣保罗政府所在地帕蒂奥·杜·科莱吉奥。现代州档案馆在共和时期正式成立。1892年，第30号法令在内政秘书处下设立了国家统计和档案部。其职责涵盖保管、分类和保存有关圣保罗宪法、政治、行政、法律和地理历史的材料。档案馆随后扩展到中央政府记录之外，包括市政、法院、公证人和私人的材料。 1899年第666号法律要求将法院书记员、登记官员和公证人持有的旧文件、登记簿和书籍转移到州档案馆，从而大幅扩大了馆藏。因此，APESP成为殖民和帝国时期文献的重要存储库。其馆藏包括巴西殖民时期的手写材料、行政记录、法律和民事登记、前政治和社会秩序部（DOPS）的记录、前州长和总统的收藏、照片、地图、报纸、缩微胶卷和当代数字记录。著名的私人收藏包括与华盛顿·路易斯、儒利奥·普雷斯特斯、阿德马尔·德·巴罗斯和马里奥·科瓦斯相关的收藏。 APESP目前隶属于圣保罗管理和数字政府秘书处，并作为圣保罗州档案系统（SAESP）的中央机构。在该角色中，它协调全州行政部门的档案政策，支持记录评估委员会，制定保留和处置时间表，监督具有永久价值的记录的转移，并指导政府文件的合法处置或保存。该档案馆还承担与信息获取相关的责任，并在圣保罗的信息获取框架下协调公民信息服务。 该机构的主要综合体位于圣保罗的桑塔纳区，靠近铁特巴士总站。该场地包括存储区、保护和修复实验室、数字化和缩微拍摄设施、研究室、教育空间和礼堂。2012年，一座专门建造的档案馆大楼启用，提供约23,000平方米的空间，共十层，并配备旨在长期保存的环境和技术基础设施。一些行政记录存放在莫奥卡的单独设施中。 APESP报告的馆藏超过2500万份文本文件和约300万份图像和制图文件。馆藏描述还确定了约26,000线性米的文本记录、约150万张图像、一个约45,000卷的研究图书馆、一个地图图书馆和广泛的报纸收藏。该档案馆最古老的已识别物品是一份1578年关于达米昂·西蒙斯财产的清单。通过咨询服务、认证副本和证书提供访问支持。

圣保罗州公共档案馆的机构历史结合了十八世纪的文献起源和共和早期的正式建立。1721年，州长多姆·罗德里格斯·塞萨尔·德·梅内塞斯指示其政府秘书热瓦西奥·莱特·拉贝洛编制政府文件清单。通过该倡议收集的材料保存在帕蒂奥·杜·科莱吉奥，形成了APESP今天保存的馆藏的早期核心。 档案馆于1892年获得正式行政结构。第30号法令在内政秘书处下设立了国家统计和档案部。该部门负责保存、组织和分类有关圣保罗宪法、政治、行政、法律和地理历史的记录，以及公共当局指定的其他文件。其范围很快扩展到州政府办公室之外。来自市政、法院、公证处和私人的材料进入其保管，使档案馆既成为政府记录存储库，又成为更广泛的历史机构。 1899年9月6日颁布的第666号法律要求将法院书记员、登记官员和公证人持有的旧文件、书籍和登记簿转移到州档案馆，从而显著扩大了档案馆的历史馆藏。这带来了大量殖民和帝国时期的文献进入州保管。由此产生的馆藏现在支持关于行政、法律、财产、家族史、奴隶制、政治、社会生活以及圣保罗发展的研究。 在其最初几十年里，档案馆占据了圣保罗市中心的多个地点。它最初设在帕蒂奥·杜·科莱吉奥，后来使用了Rua Onze de Agosto上的Nossa Senhora dos Remédios教堂建筑群的一部分。随后，它在Rua Visconde do Rio Branco上的一栋建筑中运营，靠近Rua dos Timbiras。1949年，该机构被迫离开一栋被征用的建筑，其馆藏被分散到三个地点。这种干扰引发了批评，并在一定程度上限制了档案馆的活动。1951年，它搬到了Largo General Osório的前索罗卡巴纳铁路大楼，该地点也与政治和社会秩序部有关。1953年，它搬到了Rua Dona Antônia de Queiroz，在一栋前地毯制造大楼中，一直待到1997年。 1997年4月22日，APESP搬到了桑塔纳的一个翻新综合体，由前Ita地毯厂改建而成。该场地提供了存储、实验室、阅读和咨询室以及礼堂。部分行政档案存放在莫奥卡的一个工业仓库中。2012年，桑塔纳综合体新增了一座专门建造的设施，旨在满足档案保存要求。该建筑建筑面积约23,000平方米，共十层，包括高天花板存储层和用于预防性保护、修复、缩微拍摄和数字化的实验室。 APESP的现代角色超越了历史材料的保管。作为圣保罗州档案系统的中央机构，它协调全州行政部门的档案政策。其职责包括制定保留时间表、支持记录评估委员会、组织转移、确定哪些记录具有永久价值，以及监督没有持久档案意义的记录的合法处置。其在管理和数字政府秘书处内的位置也将档案实践与公共部门现代化和透明度政策联系起来。 档案馆的馆藏包括超过2500万份文本记录和约300万份图像和制图文件，以及约26,000线性米的文本文件、约150万张图像、缩微胶卷、地图、报纸和一个约45,000卷的研究图书馆。这些收藏包括公共记录、私人档案、公证记录、已解散公共机构的材料以及前政治和行政组织的记录。最近的接收包括来自已解散或重组的州实体（如CPOS、DERSA、EMPLASA、FUNDAP和CEPAM）的文件。 该机构还制定了面向公众的教育和访问计划。为教师和学生举办的研讨会、虚拟展览、有监督的参观、复制品、证书、技术出版物和研究服务有助于将档案收藏与学校、学者和更广泛的公众联系起来。在数字时代，APESP参与了与PRODESP合作的SP Sem Papel计划，并开发了ArquivoDigital.SP以解决数字真实性、完整性、安全性、可用性、媒体退化和技术过时问题。这些举措反映了档案馆从主要基于纸张的存储库向协调物理和数字公共记忆的机构的持续转变。

• 2012

  专用档案大楼启用

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  桑塔纳综合体内一座专为永久记录保存而设计的新建筑启用。

• 2012

  信息获取协调扩展

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  圣保罗的信息获取框架赋予APESP与公民信息服务协调相关的职责。

• 1997

  桑塔纳综合体成为主要地点

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  APESP搬到了桑塔纳前Ita地毯厂的翻新建筑，增加了档案存储、实验室、咨询室和公共设施。

• 1953

  迁至Rua Dona Antônia de Queiroz

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  档案馆搬入一栋前地毯制造设施，该设施直到1997年一直是其主要地点。

• 1951

  迁至索罗卡巴纳大楼

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  该机构被安置在Largo General Osório的前索罗卡巴纳铁路大楼。

• 1949

  被迫搬迁扰乱运营

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  档案馆被要求离开一栋被征用的建筑，导致其馆藏暂时分散在三个地点并造成混乱。

• 1899

  旧司法和公证记录转移

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  第666号法律命令将十九世纪前的记录从法院书记员、登记处和公证人转移到州档案馆。

• 1892

  统计和档案部成立

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  第30号法令正式在内政秘书处下设立统计和档案部，并定义了其保存和分类职责。

• 1891

  机构成立

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  圣保罗州公共档案馆被认定为于1891年创建，使其成为该州最古老的公共部门之一。

• 1721

  早期政府文件清单开始

  [1]Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org

  州长多姆·罗德里格斯·塞萨尔·德·梅内塞斯指示秘书热瓦西奥·莱特·拉贝洛编制政府文件清单，为未来档案馆的馆藏创建了早期核心。

圣保罗州档案政策的公共档案机构和中央协调机构

• 档案服务

  档案咨询和研究访问

  公开查阅政府、司法、公证、市政、私人、图像、制图、报纸和图书馆馆藏。服务支持历史研究、家谱、机构研究和对文献遗产的公共访问。

• 文件服务

  证书和认证副本

  APESP提供合格档案文件的证书、认证副本和复制品，使用户和机构能够从馆藏中获得权威的文件证据。

• 保存服务

  保护、修复和数字化

  专业设施支持预防性保护、修复、缩微拍摄、数字化以及纸张、照片、制图和其他档案材料的长期护理。

• 数字保存计划

  ArquivoDigital.SP

  一项数字保存政策、安全程序和基础设施计划，旨在保护圣保罗政府记录的完整性、真实性、可用性和长期可用性。

• 教育和外展

  档案教育和出版物

  教育研讨会、虚拟展览、有监督的参观、技术手册和档案出版物将机构的馆藏和专业知识与教师、学生、研究人员和公众联系起来。

• 档案教育计划

  State of São Paulo · Brazil

  APESP的教育行动为教师和学生开发研讨会、虚拟展览和活动，旨在让教育机构接触历史文件和圣保罗的文献历史。

  结果. 该计划支持公众参与、历史学习和更广泛地使用档案收藏。

  来源
• SP Sem Papel

  State of São Paulo

  APESP与PRODESP合作，推动州行政向数字文件生产过渡，包括系统测试、需求分析、文件映射和SIGAdoc的改进。

  结果. 该倡议支持减少对纸质工作流程的依赖，同时将记录管理和保存要求整合到数字管理中。

  来源
• ArquivoDigital.SP

  State of São Paulo

  该计划解决数字保存、安全、真实性、完整性、可用性、技术过时以及影响数字政府记录的退化风险。

  结果. 正在开发一个试点可信数字档案存储库，用于长期中期和永久存储。

  来源

• 2012

  采用专用保存设施战略

  背景

  档案馆需要能够在适当技术条件下存储和保存大型永久收藏的基础设施。

  采取的行动

  APESP在其桑塔纳综合体内启用了一座专门设计的建筑，设有专用存储区以及保护、修复、缩微拍摄和数字化实验室。

  后续影响

  该设施加强了机构保护永久记录并提供研究和保存服务的能力。

  来源

• 迈向数字政府记录战略

  背景

  圣保罗的公共行政正在从基于纸张的文件生产和处理转向数字工作流程。

  采取的行动

  APESP通过SP Sem Papel与PRODESP合作，并开发了ArquivoDigital.SP，将记录管理和长期保存要求纳入数字系统。

  后续影响

  这些举措将APESP的角色从物理记录保管扩展到全州数字保存政策和基础设施。

  来源

1. 1Arquivo Público do Estado de São Pauloen.wikipedia.org
2. 2Official website of the Arquivo Público do Estado de São Pauloarquivoestado.sp.gov.br